Písanie formálnych emailov
Email je súčasťou písomnej komunikácie a je dôležité dať si záležať na tom ako vyzerá a čo obsahuje. Pri jeho písaní platia isté zásady, vďaka ktorým pôsobí zrozumiteľnejšie, jasnejšie a v prípade formálnych emailov aj profesionálnejšie.
Písanie formálnych emailov boli v minulosti preferovanou komunikáciou na profesionálnej úrovni najmä listy, neskôr faxy. Dnes ich úlohu nahradil email, ktorý je vlastne listom v elektronickej podobe. Je súčasťou bežnej komunikácie na všetkých úrovniach. Komunikácia vo všeobecnosti znamená výmenu myšlienok, informácii, názorov či pocitov prostredníctvom spoločného systému symbolov.
Štruktúra formálneho emailu
Podobne ako list aj email by mal mať svoje jednotlivé časti – úvod, jadro a záver, ktoré by boli jasne rozčlenené pre ľahšiu orientáciu sa v ňom. Pri formálnej emailovej komunikacií je to ešte podstatnejšie. Dôležité je mať serióznu mailovú adresu a dať pozor aj na to, aby bola adresa prijímateľa napísaná správne, aby mail skutočne dostal. Predmet by mal byť vecný a jasný, aby sa z neho dalo jednoducho určiť o čo v správe pôjde. Do úvodu patrí pozdrav a oslovenie, za ktorými nasleduje čiarka a ďalší riadok začína už malým písmenom. Základom dobre mienenej komunikácie je slušnosť, úcta, zdvorilosť a empatia.
Pri oslovení netreba zabúdať na titul alebo funkciu. Jadro je od úvodu zvyčajne oddelené jedným riadkom. Ak používame oslovenia Vás, Vám, Vy aj v singulári aj v pluráli je správne písať ich veľkým začiatočným písmenom, čím naznačujeme, že si adresáta respektíve adresátov vážime. Ak v texte vykáme malo by sa to použiť v celom emaile. Obsah jadra správy, ktorú chceme odkomnikovať by mal byť čo najjasnejší, najstručnejší a najprehľadnejší. Jednotlivé časti je dobré členiť do odsekov, poprípade písať cez odrážky, aby text vyznel čo najlogickejšie. Taktiež môžete dôležité časti zvýrazniť, napríklad tučným písmom. Je tiež dobré, aby mali Vaše emaily jasný účel, a preto je dobré dodržiavať pravidlo jednej veci, ktorú chcete poslať adresátovi.
Najlepšie je používať krátke vety. Ak v rámci obsahu správy o niečo žiadame je vždy potrebné zvoliť vhodné slová a byť slušný. Platí to aj vtedy ak chceme vyjadriť kritiku, aby to nevyznelo urážlivo a dehonestujúco. Na záver patrí oslovenie a zdvorilostné formulky, napríklad známe a často používané S pozdravom, za ktorým už nenasleduje čiarka ani bodka. Pod neho patrí náš podpis, teda meno a v prípade pracovných emailov sa uvádzajú aj adresa, telefónne číslo, názov firmy, poprípade pozícia.
Písanie formálnych emailov
Medzi zásady písania formálnych emailov určite platí dodržiavať spisovný jazyk, diakritiku, písať celé vety s veľkým začiatočným písmenom, vyvarovať sa slangu, skratkám či emotikonom. Ako už bolo prízvukované je dôležité písať email zrozumiteľne, stručne a jasne, aby bol správne pochopený, čím si ušetríme nechcený komunikačný zmätok.
Ak sa chcete vyhnúť chybám, či už gramatickým alebo štylistickým je dobré si email viac krát a pozorne skontrolovať. Snažte sa pri jeho koncipovaní zaujať nie len obsahom ale aj formou. Aby bol váš email správne pochopený a vrelo prijatý, píšte ho s empatiou a slušnosťou, tak ako by mala koniec koncov vyzerať každá komunikácia.