Výročnú správu si predstavte ako jeden z najpodstatnejších komunikačných kanálov medzi firmou a vonkajším prostredím.
Tak by to malo byť. Jej podstata však dosiahne len malé množstvo firiem.
Firma, či organizácia má na základe uznesenia Vlády povinnosť vypracovať a hlavne zverejniť svoju výročnú správu. To len na margo toho, že firmy to nerobia len preto, lebo majú príliš voľného času.
Výročná správa ako taká nemusí byť prísne informačným dokumentom. Ako to?
Napriek tomu, že ide zväčša o menej príjemnú povinnosť, získané informácie sa dajú použiť v rámci manažmentu.
Z výročnej správy sa totižto dá získať istý náhľad, ako aktuálny tak aj do budúcich mesiacov, a tým pádom sa vytvára možnosť na dodatočnú optimalizáciu.
Formát
Formát ako taký sa spočiatku môže zdať banálnym detailom.
No je to práve formát, ktorý rozhoduje o atraktivite danej výročnej správy. Presne tak, o ATRAKTIVITE. Načo je výročná správa ak si ju nikto neprečíta? Áno, pre firmu má tiež zmysel, no je primárne transparentným prvkom, ktorý zdieľa informácie firemnému okoliu.
Nie je jednoduché dosiahnuť správny konsenzus medzi formátom a kvalitným obsahom. Úprimne, treba dbať na obe. V otázkach formátu máme pre vás zopár tipov, vďaka ktorým určite zvýšite kvalitu svojej výročnej správy:
- Tak ako pri písaní akéhokoľvek článku na blog, či web stránku, aj pisateľ výročnej správy musí prispôsobiť text čitateľovi. Mnoho firiem zabúda, že okrem odborníkov, ktorí majú uspôsobený pojmový aparát, si z času na čas prečíta tento dokument aj laik. Ten si však z toho veľa nevezme ak nebude použitý prirodzený a jasný jazyk, však? Netreba byť príliš komplikovaný, no zároveň treba zakotviť istú úroveň formality.
- Ďalším častým problémom je prílišná detailnosť v hlavnom texte. Detailné opisy obsahujúce rôzne podrobnosti fungujú ako tragédia na papieri, keďže hlboko poškodia prehľadnosť. Tieto informácie musia byť súčasťou prílohy výročnej správy a v žiadnom prípade by ste nemali byť príliš detailní v hlavnom texte.
- Do tretice všetko dobré? Bohužiaľ, nie. Nasledujúci problém je pre niektorých ťažko riešiteľný. Keďže je výročná správa, takpovediac, samostatnou jednotkou, je nutné ju vypracovať tak, aby bola čitateľná a pochopiteľná bez akýchkoľvek znalostí zákonov, atď. Nutnosť použitia zákonníka pri čítaní degraduje kvalitu výročnej správy a poukazuje aj na potrebu kvalitnejšieho vypracovania. Vždy majte túto skutočnosť na pamäti.
- V neposlednom rade si spomeňme, ako dôležité je mať výročnú správu štruktúrovanú a prehľadnú. Preto sa vyvarujte použitiu viacerých farieb, rôznych fontov a štýlov. Čitatelia ocenia jednotné formáty odrážok, čísel a o nadpisoch/podnadpisoch ani netreba písať. To by mala byť samozrejmosť.
Obsah
Podľa vládneho ustanovenia by mala tvorba výročnej správy zahrnúť tieto články.
Bez akejkoľvek omáčky sa dostávame k deviatim bodom:
- Identifikácia organizácie – logo, grafická identita
- Poslanie a strednodobý výhľad organizácie.
- Kontrakt organizácie s ústredným orgánom a jeho plnenie.
- Činnosti / produkty organizácie a ich náklady.
- Rozpočet organizácie.
- Personálne otázky.
- Ciele a prehľad ich plnenia.
- Hodnotenie a analýza vývoja organizácie v danom roku.
- Hlavné skupiny užívateľov výstupov organizácie.
Zverejnenie
Tvorba výročnej správy má veľmi dôležitú finálnu fázu. Internetová stránka firmy, či organizácie, je miesto, kde prebieha zverejnenie dokumentu verejnosti. Je nutné byť čo najflexibilnejší, a preto čo najviac zvýšiť dostupnosť.
Tá sa dá zvýšiť ponúkaním dokumentu v rozličných formátoch. Taktiež by mal byť na stránke ľahko dostupný, aby čitatelia nemuseli dlho hľadať, to by ich totiž mohlo odradiť. No ideálnym spôsobom pre obe strany (firmu a okolie) je jednoducho zverejniť odkaz na dokument priamo na web stránke firmy.
Záujemca teda nie je nútený venovať čas hľadaniu a má dokument okamžite k dispozícií.
Je to jednoduché
Aj keď sa to na prvý pohľad nezdá.
Tvorba výročnej správy je v skutočnosti jednoduchá, pokiaľ pracujete krok po kroku a svoju prácu máte štruktúrovanú.
Áno, treba dávať pozor na viaceré faktory, ktoré môžu výročnej správe uškodiť, ale v žiadnom prípade nejde o heroický výkon (iba žeby….).
Z našej strany je to na túto tému všetko.
Dúfame, že nasledujúca výročná správa bude pre vás prechádzkou v ružovej záhrade a vďaka našim tipom sa s ňou bez problémov popasujete!
Dajte nám vedieť, či sme vám boli nápomocní, poprípade sa na nás obráťte s akýmikoľvek otázkami.
Potrebujete pomôcť s výročnou správou? Kontaktujte nás!